GRENSOVERSCHRIJDEND SAMENWERKINGSPROGRAMMA

Met steun van het Europees Fonds voor Regionale Ontwikkeling

Projectoproep / indienen van projecten

De tweede oproep tot projectconcepten en projectconceptenportefeuilles is geopend tot donderdag 3 november 2016 (tot 12u ’s middags)

Hebt u besloten dat u een project wil indienen?

Dit onderdeel neemt u bij de hand en leidt u langs de verschillende administratieve acties die ondernomen moeten worden in de loop van een project. Door op de verschillende stappen te klikken, krijgt u een samenvatting te zien van wat van u verwacht wordt om ervoor te zorgen dat uw project zo soepel mogelijk verloopt.

Deze technische zaken mogen echter niet tot gevolg hebben dat u de fundamentele aspecten van uw project uit het oog verliest, namelijk:

  • Het partnerschap
  • De grensoverschrijdende meerwaarde
  • Het bereiken van tastbare, grensoverschrijdende resultaten

Vóór u in de administratieve formaliteiten duikt, willen we u aanmoedigen om over die aspecten goed na te denken en ze uit te diepen zodra u begint met het opzetten van uw dossier, want het succes van uw project hangt vooral van deze zaken af!

Omdat elk project anders is, werden passende oplossingen ontwikkeld om de behoeften van de projectpartners zo goed mogelijk te beantwoorden. In functie van de schaal waarop wordt samengewerkt, het partnerschap of het geraamde projectbudget, kunt u voor een van de volgende mogelijkheden kiezen:

Een project is een verzameling acties die uitgevoerd worden door een aantal spelers in het grensoverschrijdende gebied en waarvan het doel is het effect dat de grens op het dagelijks leven van de bevolking heeft, op te heffen. Het moet gedragen worden door minstens twee partners die elk aan een andere kant van de grens wonen en het moet een sterke grensoverschrijdende meerwaarde hebben. Het moet ook aansluiten bij de strategie die vastgesteld werd voor Interreg V.

Deze projecten ontvangen een EFRO-steun die 50% van hun budget bedraagt.

Een projectenportefeuille bestaat ofwel uit een aantal samenwerkingsprojecten in diverse domeinen en thema’s die dezelfde doelstelling nastreven, namelijk de economische en sociale ontwikkeling van een grensoverschrijdend gebied (territoriale portefeuille) of betreft een specifieke thematiek die het hele samenwerkingsgebied omvat (thematische portefeuille).

Zowel het koepelproject, dat bevoegd is voor de coördinatie- en communicatieacties, als de andere projecten die deel uitmaken van de portefeuille, genieten van een EFRO-steun ter hoogte van 55% van hun budget.

Via een microproject kunnen grensoverschrijdende pilootacties begeleid en ondersteund worden door organisaties de kans te bieden hun eerste ervaringen op te doen met het beheer van grensoverschrijdende projecten. Microprojecten zullen enkel ingediend kunnen worden in het kader van de prioriteiten 3 en 4.

De microprojecten zullen van een EFRO-steun ter hoogte van 100% van hun budget, met een maximum van € 30.000, kunnen genieten.

VOORBEREIDENDE FASE VOOR DE SELECTIE VAN EEN PROJECT OF VAN EEN PROJECTENPORTEFEUILLE

U vindt hieronder de verschillende te volgen stappen opdat uw projectconcept of projectconceptenportefeuille geselecteerd kan worden en de toestemming krijgt om in een tweede fase opnieuw ingediend te worden.

Een projectconcept is een vereenvoudigde versie van uw project, die een algemeen idee geeft van de doelstellingen die met het project bereikt moeten worden en van de middelen die gebruikt zullen worden om die doelstellingen te bereiken. Het geeft ook informatie over uw partnerschap en over de grensoverschrijdende meerwaarde die uw project naar verwachting zal opleveren.

Het projectconcept is de noodzakelijke voorafgaande fase van de selectie van een project of projectenportefeuille.

Projectconcepten kunnen uitsluitend ingediend worden als er een oproep tot het indienen van projectconcepten gedaan wordt. Die oproepen worden aangekondigd via de nieuwsbrief van het programma en op de website. Projectconcepten kunnen uitsluitend on line ingediend worden. Om toegang te krijgen tot de beheersapplicatie en een projectconcept in te dienen, moeten een gebruikersnaam en een wachtwoord aangevraagd worden. Die codes geven rechtstreekse toegang tot de adequate fiches.

Let goed op de data waarop het projectconcept ingediend kan worden. Buiten die periodes kunnen geen fiches ingediend worden.

Nadat uw projectconcept ingediend is, wordt het beoordeeld aan de hand van 5 criteria:

  • de bijdrage van het project aan de doelstellingen en resultaten van het programma
  • de relevantie van het partnerschap
  • de grensoverschrijdende meerwaarde
  • de zone waarop het project betrekking heeft
  • de kwaliteit van het budget

Ook moet rekening gehouden worden met een aantal administratieve ontvankelijkheidscriteria:

  • het project wordt ingediend via de beheersapplicatie van het programma naar aanleiding van een oproep tot projectconcepten en binnen de gestelde termijnen
  • het projectconcept bestaat uit minstens één projectpartner aan elke kant van de grens, of uit één grensoverschrijdende projectpartner. De initiatiefnemers die het project indienen moeten in de programmazone gevestigd zijn
  • alle projectpartners zijn organisaties die in aanmerking komen voor subsidies
  • de kandidatuur is in het Frans en het Nederlands opgesteld
  • er worden meerdere specifieke doelstellingen behandeld (territoriale portefeuille)
  • voldoet aan het minimale aantal deelnemende projecten voor een projectenportefeuille

Niet-naleving van deze administratieve criteria heeft de onmiddellijke weigering van het projectconcept tot gevolg!

Op basis van die criteria doet de stuurgroep een gemotiveerde uitspraak over elk projectconcept / projectconceptenportefeuille:

  • ofwel beantwoordt het projectconcept aan alle criteria en krijgt het een groen licht, waardoor er een project kan ingediend worden. Er kunnen echter ook aanbevelingen geformuleerd worden. U hebt dan 2 maanden de tijd om een project/projectenportefeuille in te dienen via de database. Opgelet! Als een projectconcept een groen licht krijgt, betekent dat niet automatisch dat het project/de projectenportefeuille goedgekeurd zal worden.
  • ofwel beantwoordt het projectconcept niet aan de criteria en krijgt het een rood licht, wat betekent dat het geweigerd wordt. Het project kan niet ingediend worden, maar ter gelegenheid van een latere oproep kan alsnog een aangepast projectconcept ingediend worden.

TWEEDE FASE VOOR DE SELECTIE VAN EEN PROJECT OF VAN EEN PROJECTENPORTEFEUILLE

U vindt hieronder de verschillende te volgen stappen opdat uw project of projectenportefeuille geselecteerd en daarna uitgevoerd kan worden.

Nadat uw projectconcept een groen licht gekregen heeft, hebt u twee maanden de tijd om uw project via het beheersysteem in te dienen. Een online hulpsysteem zal u helpen bij het beantwoorden van de vragen. Vergeet ook niet dat de steunpunten van het technisch team altijd tot uw beschikking staan als u hulp nodig hebt.
Opgelet: opdat uw project kan goedgekeurd worden, moet er ten laatste voor de beslissing van de stuurgroep een samenwerkingsovereenkomst ingediend worden die door alle projectpartners ondertekend is. Deze overeenkomst beschrijft de taken en verplichtingen van elke projectpartner en de projectleider wordt er officieel in aangesteld.

Eenmaal uw project ingediend is, zal het door middel van twee soorten criteria beanalyseerd worden.

De eerste reeks criteria bepaalt de ontvankelijkheid van uw project. Als aan ook maar één van deze criteria niet beantwoord wordt, zal uw project onmiddellijk geweigerd worden. Deze criteria zijn:

Administratieve ontvankelijkheidscriteria:

  • het projectconcept werd goedgekeurd (groen licht)
  • het project wordt ingediend via de beheersapplicatie ter gelegenheid van een oproep tot projecten/projectenportefeuilles en binnen de gestelde termijnen
  • het project bestaat uit minstens één projectpartner aan elke kant van de grens, of uit één grensoverschrijdende projectpartner. De projectpartners die het project indienen, moeten in de programmazone gevestigd zijn
  • alle projectpartners zijn organisaties die in aanmerking komen voor subsidies
  • de kandidatuur is in het Frans en het Nederlands opgesteld.

Aan de hand van de tweede reeks criteria worden alle ingediende projecten gerangschikt en worden de beslissingen van de stuurgroep genomen.

De beoordelingscriteria zijn als volgt:

  • overeenstemming met het goedgekeurde projectconcept en met de aanbevelingen van de stuurgroep
  • bijdrage van het project/de projectenportefeuille aan de doelstellingen en resultaten van het programma
  • interne samenhang van het project
  • grensoverschrijdende meerwaarde van het project
  • relevantie van de voorgestelde communicatieacties
  • afstemming van het budget op de acties en verwachte resultaten
  • financieel vermogen van de projectpartners om het project uit te voeren
  • financieel en organisatorisch vermogen van de projectleider om het project uit te voeren en te coördineren.

Nadat uw projectconcept een groen licht gekregen heeft, hebt u twee maanden de tijd om uw projectenportefeuille in de beheersapplicatie in te dienen. Samen met de kennisgeving van het “groen licht” voor uw projectconcept, zult u daartoe de nodige codes ontvangen. Voor elk project en voor het koepelproject moeten formulieren ingevuld worden. Een online hulpsysteem zal u helpen bij het beantwoorden van de vragen. Vergeet ook niet dat de steunpunten van het technisch team altijd tot uw beschikking staan als u hulp nodig hebt.

OPGELET: opdat uw project kan goedgekeurd worden, moet er ten laatste voor de beslissing van de stuurgroep een samenwerkingsovereenkomst ingediend worden die door alle projectpartners ondertekend is. Deze overeenkomst beschrijft de taken en verplichtingen van elke projectpartner en de projectleider wordt er officieel in aangesteld.

Nadat uw projectenportefeuille ingediend is, zal het aan de hand van twee reeksen criteria getoetst worden. De eerste reeks criteria bepaalt de ontvankelijkheid van uw project. Als aan ook maar één van deze criteria niet beantwoord wordt, zal uw project onmiddellijk geweigerd worden. Deze criteria zijn:
Administratieve ontvankelijkheidscriteria

  • het projectconcept werd goedgekeurd (groen licht)
  • het aantal projecten waaruit de portefeuille bestaat, beantwoordt aan het vereiste minimumaantal, namelijk minstens 3 projecten
  • de samenwerkingsovereenkomst tussen de projectpartners is ondertekend en is als bijlage bij de fiche van de kandidaatstelling gevoegd
  • de projectenportefeuille wordt ingediend via de beheersapplicatie ter gelegenheid van een oproep tot projectenportefeuilles en binnen de gestelde termijnen
  • elk project waaruit de portefeuille bestaat, telt minstens één projectpartner aan elke kant van de grens, of één grensoverschrijdende projectpartner. De projectpartners die het project indienen, moeten in de programmazone gevestigd zijn
  • alle projectpartners zijn rechtspersonen
  • de kandidatuur is in het Frans en het Nederlands opgesteld.

Aan de hand van de tweede reeks criteria worden alle ingediende projecten gerangschikt en worden de beslissingen van de stuurgroep genomen.
De beoordelingscriteria zijn als volgt:

  • overeenstemming met het goedgekeurde projectconcept en met de aanbevelingen van de stuurgroep
  • bijdrage van de projectenportefeuille aan de doelstellingen en resultaten van het programma
  • interne samenhang van de projectenportefeuille
  • grensoverschrijdende meerwaarde van het project
  • relevantie van de voorgestelde communicatieacties
  • afstemming van het budget op de acties en verwachte resultaten
  • financieel vermogen van de projectpartners om het project uit te voeren
  • structuur van het partnerschap / van de samenwerking
  • financieel en organisatorisch vermogen van de projectleider om het project uit te voeren en te coördineren.