Programme de coopération transfrontalière

avec le soutien du Fonds Européen de Développement Régional

FAQ

Elaboration et dépot de projet

  • Partenariat

    1

    A l’issue de l’évaluation des pré-projets, le Comité de pilotage peut décider de la pertinence d’un opérateur au sein d’un projet. Dans ce cadre, un opérateur pourra effectivement intégrer un partenariat au stade du dépôt de projet.
    De même, le partenariat peut être adapté à l’initiative des opérateurs après que le pré-projet ait été instruit sous réserve d’une justification probante.

    2

    Chaque opérateur ne peut sélectionner qu’un versant. Un opérateur belge devra donc s’identifier en tant que partenaire flamand ou wallon. Comme critère, vous pouvez par exemple prendre le lieu d’établissement de l’organisation ou la langue de la personne de contact. Ceci peut être capital étant donné qu’en tant qu’opérateur chef de file flamand/wallon, vous vous voyez automatiquement attribuer l’antenne de l’Equipe technique flamande ou wallonne comme point de contact.

    3

    Un opérateur (ou associé) peut se situer en dehors de la zone éligible du programme pour autant que l’impact de son action se trouve en zone éligible. Comme pour tout opérateur, sa contribution dans la mise en œuvre du projet, par ses moyens ou ses compétences, devra être justifiée dans la fiche pré projet/projet.

    4

    Un projet ne peut être représenté comme partenaire. Des précisions relatives aux antécédents du projet et aux synergies sont demandées dans la partie 1 de la fiche projet : continuité d’un projet financé dans le cadre du programme FWVL, autres programmes Interreg, autres fonds européens.

    5

    Le choix, en tant qu'opérateur, de reprendre ou non les deux structures juridiques dans le projet dépend en grande partie de qui paiera les frais dans le cadre du projet et de qui aura par conséquent droit à l’aide européenne. Seule la structure juridique qui paie les dépenses et dont le compte bancaire est débité de ces dépenses peut prétendre à l’aide européenne. Ce n’est que si une des deux entités juridiques effectue des dépenses qu’il est conseillé de faire de cette entité un opérateur. L’entité qui ne prévoit aucune dépense dans le cadre du projet, mais qui prête sa collaboration au projet peut être reprise comme partenaire associé dans le projet.

  • Montage du projet

    1

    Dans la mesure où le pré-projet est validé au terme d’un processus d’évaluation, les seules modifications autorisées sont celles qui sont soit, demandées par le Comité de pilotage (instance décisionnelle), soit qui ne sont pas d’ordre à modifier la nature du projet.
    Considérant qu’au stade du pré-projet, chaque opérateur est tenu de renseigner une estimation budgétaire, le budget peut être revu et modifié au moment du dépôt du projet. Pour autant, les ajustements opérés doivent rester à la marge et se justifier.

    2

    Dans les deux fiches de projet, il faudra donner une description des compétences et de l’expérience pertinentes pour le projet par opérateur (y compris pour les associés). En outre, lors de la description des modules de travail proposés, il faut aussi clairement mettre en avant le rôle des opérateurs (associés) dans le cadre de l'exécution des activités du projet.

    3

    Il est possible que les différents modules de travail d’un projet soient exécutés par différents opérateurs et à un niveau géographique différent. Cela dépendra notamment de l’objectif général du projet et de la portée géographique des activités/résultats du projet. À cet égard, il est important que l’impact géographique global du projet tel que décrit dans la fiche de projet continue d’être respecté.

    4

    Un projet Interreg qui s’inscrit dans la continuité d’un précédent peut tout à fait garder son acronyme pour autant qu’il se limite à 20 caractères. De manière générale et pour des raisons évidentes de communication, l’acronyme doit être accrocheur et facilement mémorisable aussi bien en français qu’en néerlandais.

    5

    Un investissement en soi est rarement transfrontalier car il se situe bien souvent d'un côté ou de l'autre de la frontière. L'appréciation du caractère transfrontalier de l'investissement se fait au niveau de sa destination. Par exemple, le Radar du Nord (radar météo) financé dans le cadre d'Interreg III a été installé sur le territoire français mais cet équipement a une couverture "radar" très large s'étendant des deux côtés de la frontière. Cet investissement est donc transfrontalier par destination.
    On peut tout aussi bien donner des exemples d’investissements qui ont été réalisés juste sur/à la frontière et qui font l’objet d’un financement conjoint, comme par exemple la réalisation d’un tunnel ou d’un pont.

    6

    L’opérateur chef de file a une tâche importante dans le cadre du partenariat du projet. Non seulement il contribue aux activités du projet, mais il remplit en outre un rôle de coordination en ce qui concerne l'ensemble des modules de travail du projet. De plus, l’opérateur chef de file est également le pivot administratif d'un projet, comme par exemple pour la conclusion de contrats, ainsi que pour la demande et le versement de l'aide européenne pour l'ensemble du partenariat. Dans ce sens, l’opérateur chef de file doit disposer de la capacité administrative et de l’expérience nécessaires et/ou prévoir les moyens humains et financiers suffisants pour remplir la tâche correctement.

    7

    Après l’évaluation des pré-projets, le Comité de pilotage peut formuler des recommandations/remarques. Une de ces recommandations peut en effet consister à restructurer plusieurs projets en un nouveau projet ou à intégrer plusieurs projets dans un portefeuille de projets nouveau ou existant.

    8

    C’est bien le chef de file du projet pilote qui est responsable du dépôt du (pré)-portefeuille dans l’application de gestion. Par contre, au niveau de l’encodage, chaque chef de file des projets constitutifs introduit les données de son pré-projet.

    9

    Il est nécessaire de créer dans un premier temps le portefeuille. Sur la base de données, c’est bien la création du portefeuille qui permet d’obtenir les droits d’accès pour introduire les projets constitutifs.
    Toutefois, il est possible que le Comité de pilotage demande le rattachement d’un pré-projet déposé seul à un portefeuille. Dans ce cas, le projet déposé pourra être intégré au portefeuille a posteriori.

  • Budget et financement

    1

    L’imputation par année est calculée automatiquement par l’application de gestion, mais reste indicative.

    2

    Sur le principe oui, mais les cofinancements pourront être plafonnés en fonction de l’application des règles d’attribution des aides d’Etat.

    3
    4
    5

    Oui s’il s’agit d’un cofinancement spécifiquement accordé pour la réalisation du projet. La preuve est apportée par la production d’une délibération, convention, notification de l’octroi d’un subside, etc. Les cofinancements de fonctionnement, classiques et récurrents, ne doivent par contre pas être prouvés.
    Sur le versant wallon, les cofinancements spécifiques sollicités auprès de la Région wallonne ne doivent pas être démontrés par les opérateurs.

    6

    Oui, un chef de file peut être cofinancé par les autres partenaires. Cette dépense est toutefois inéligible dans le chef du partenaire qui octroie ce cofinancement.

Gestion de projet

Application de gestion

  • Application de gestion

    1

    Oui, les différentes personnes d’une même entité rattachées à un projet disposent chacune de leur login et mot de passe pour l’accès à l’application de gestion, avec des droits et fonctionnalités liées à leur profil. Seul le responsable financier a accès à la rubrique « Dépenses et recettes ».

    2

    Non, les codes d’accès sont personnels, et valables pour tous les projets sur lesquels la personne est impliquée pour toute la durée du programme. Il convient d’éviter d’en demander de nouveaux si un login a déjà été attribué (lors du dépôt d’un nouveau projet par exemple) !

    3

    Oui, les codes d’accès sont générés à toute création de nouveau profil pour une même structure, à hauteur de 6 personnes maximum, dont obligatoirement : un/e Responsable juridique (ou légal pour les signatures), un/e Responsable de projet (coordinateur/trice et référent /e), un/e Responsable financier/e (seul/e à avoir accès à l’onglet des « Dépenses et recettes »).

    4

    L’opérateur a la possibilité de changer chacun des responsables identifiés :
    Soit en sélectionnant une personne dans le menu déroulant proposé. Cette personne gardera alors ses codes d’accès à l’application de gestion (login et mot de passe) ;
    Soit en ajoutant une nouvelle personne, qui recevra automatiquement des codes d’accès à l’application.

    5

    Non, l’application de gestion constitue une plateforme de dépôt de projets et de leur suivi une fois acceptés mais n’est pas configuré comme un espace d’échanges entre opérateurs.

    6

    Non, pour des raisons de confidentialité, chaque déclaration de créances n’est accessible qu’au responsable financier de la structure concernée.

    7

    Il n’y a pas de système de signature/authentification au dépôt de la fiche projet. Les documents officiels tels que les conventions et les déclarations de créances doivent être signés par le Responsable juridique sur une version papier puis scannés pour être téléchargés en ligne dans l’Application de gestion.

Communication

  • Général

    1

    Au sein d'un portefeuille, chaque projet constitutif doit avoir son propre volet communication qui regroupe toutes les actions de communication développées à l'échelle du projet. Le projet pilote reprend lui, les actions de communication développées à l'échelle du portefeuille.

    2

    Le module de travail « communication » est l’un des 2 modules obligatoires de la fiche-projet. Ce module doit présenter des actions relatives au plan de communication du projet et assurer la publicité du programme ; conférences de presse, plaquettes de présentation du projet, site internet…ainsi que la valorisation des résultats propres au projet. Cette communication doit en outre respecter impérativement les indications reprises dans le guide communication en matière de logos et mention du programme.

  • Evénement de lancement des projets

    1

    Ces manifestations peuvent prendre différentes formes : une conférence, une journée d’information, une exposition, un communiqué de presse, une visite de terrain , etc. L’important est que l’événement soit adapté au public-cible.
    Dans le cadre d’un événement transfrontalier, l’accent doit être mis sur : le caractère transfrontalier du projet, l’inscription dans le cadre d’un programme européen, les résultats transfrontaliers du projet et leur impact sur le territoire de coopération, et enfin, l’accueil d’un public-cible transfrontalier.
    En cas de doute par rapport à l’organisation d’un événement, les opérateurs peuvent prendre contact avec leur Equipe technique référente ou la chargée de communication du programme. En effet, chaque événement de lancement est différent et excepté les grands principes de base, il n’existe pas d’obligations particulières. L’important est de pouvoir justifier les choix opérés.

    2
    3

    Oui. Cependant, la plupart des événements de lancement des projets ont lieu indépendamment. Dans le cas d’un portefeuille de projets, ou de projets complémentaires, il peut être cohérent de réaliser un événement conjoint.

    4

    A priori, non, à moins qu’une communication et une visibilité spécifiques au projet ne soient prévues. Tout dépend de la forme que l’événement prend. Dans certains cas, il est en effet cohérent d’organiser un événement conjoint par rapport au public présent, le but étant d’avoir un maximum d’impact lors du lancement du projet.

    5

    Oui. Chaque projet doit être lancé et clôturé officiellement lors d’une manifestation. Cela peut se faire conjointement avec un des autres projets du portefeuille.

    6

    L’organisation bilingue est encouragée. Si des opérateurs flamands sont impliqués, les communications doivent être bilingues Français-Néerlandais. Dans le cas d’un partenariat franco-wallon, le français uniquement est accepté.
    L’anglais peut être employé si les deux langues officielles du programme sont déjà utilisées ou si les opérateurs peuvent réellement le justifier (ex : public cible ou presse spécialisée anglophone présente).

  • Supports de communication

    1

    Le kit communication du programme est fourni à l’opérateur chef de file au début du projet par antenne référente de l’Equipe technique. C’est lui qui transmet les éléments disponibles à l’ensemble de ses partenaires.
    Les opérateurs peuvent disposer de matériel supplémentaire. Celui-ci est à enlever auprès de l’antenne de l’Equipe technique référente pour le projet. Les quantités sollicitées doivent être en rapport avec l’événement organisé et seront arrêtées en accord avec l’antenne de l’Equipe technique.

    2

    Oui mais les dépenses liées à la conception de ce nouveau logo ne seront pas éligibles.
    Il est tout de même requis d’afficher le logo fourni par le programme sur tous les supports de communication. Si un nouveau logo est créé, chaque support de communication affichera donc deux logos différents pour le projet.

    3

    Le logo du projet fourni par le programme, la mention du soutien FEDER sont obligatoires sur tout support de communication.

    4

    Oui, c’est en général une obligation. Il est toutefois utile de se référer aux règles émises par chacun des cofinanceurs concernés.

    5

    L’anglais peut être employé si les deux langues officielles du programme sont déjà utilisées ou si les opérateurs peuvent réellement le justifier (ex : événement international).. Il est préférable que la décision soit actée dans le PV du Comité d’accompagnement.

    6

    Le poster doit être affiché de façon visible dans les locaux de chaque opérateur du projet. Les opérateurs associés peuvent mais ne sont pas obligés de les afficher.
    Les posters ne doivent pas forcément être en bilingues sur le même document. Il est donc possible de réaliser deux posters séparés (un en français et un en néerlandais). Les partenaires peuvent uniquement afficher le poster de leur langue.
    Remarque : un modèle est proposé dans la boîte à outils sur le site du programme. Si l’opérateur n’utilise pas le modèle proposé, il devra faire valider celui-ci par le Comité d’accompagnement du projet.

  • Site web du projet

    1

    Pendant la période de programmation, le site web est évidemment obligatoire, doit être actualisé régulièrement et doit rester en ligne. Le site du projet doit servir d’outil pour diffuser les résultats du projet une fois terminé.
    Dès 2022, le site peut être mis offline mais les informations doivent être enregistrées sur un support externe et doivent pouvoir être accessibles jusqu’au 31 décembre 2030.

    2

    Oui, c’est une obligation. Plusieurs formats sont proposés dans la boîte à outils communication sur le site du programme. La bannière doit renvoyer vers le site http://www.interreg-fwvl.eu/ lorsque l’on clique dessus.

    3

    De manière générale, oui. Cependant, dans le cas d’un portefeuille de projets, certains projets constitutifs franco-wallons ne travaillent qu’en français. Si le projet pilote souhaite remonter les articles d’un de ces projets sur son propre site web bilingue, il est envisageable de ne traduire uniquement que les titres et résumés des articles concernés.

  • Indicateurs de communication

    1

    Dans les rapports d’activités, c’est la valeur réelle de la période analysée (six mois) qui fait l’objet du rapport. Ce n’est donc pas un cumul. Vous pouvez disposer des données de fréquentation de votre site web via Google Analytics (outil gratuit).

    2

    Il n’existe pas de sous-catégorie par réseau social (Facebook, Twitter, LinkedIn,…) dans le rapport d’activités. Il faut par conséquent choisir un indicateur « global » (ex : nombre d’abonnés, nombre de posts,,…) et faire la somme de cet indicateur pour tous les média sociaux dont vous disposez.