FAQ

L’appel à projet concerne les thématiques (priorités) 1 à 4 du programme de coopération.

Sont éligibles au programme toutes les organisations publiques, privées ou associatives disposant d’un statut juridique, telles que :

• organismes publics et parapublics ;
• collectivités (locales, régionales, etc) ;
• établissements universitaires et scientifiques, y compris les pôles de compétitivité et organismes de recherche ;
• organismes de soutien aux entreprises comme les chambres de commerce, les agences de développement, les bureaux de transfert de technologie, etc ;
• organismes de formation ;
• structures de la société civile (secteur associatif, organismes à but non lucratif) ;
• TPE-PME ;
• etc.

L’appel à projet concerne les projets et les portefeuilles de projets.

Toute la zone de coopération du programme Interreg France-Wallonie-Vlaanderen est éligible pour cet appel.

Nous vous recommandons de prendre le temps de développer votre idée de projet avant de demander un financement. Utilisez les outils mis à disposition et assurez-vous que votre idée de projet est pertinente pour notre programme. Consultez le guide opérateur du programme et les conditions de cet appel.

Vous devez soumettre votre demande en ligne via l’application JEMS.

Veuillez noter que le bouton de soumission ne sera actif que pendant la période d'ouverture de l'appel. Une fois l'appel clôturé, la soumission ne sera plus possible.

Le réseau d’animateurs territoriaux peut vous aider dans vos démarches.

Le montant FEDER est de 60% du coût total pour les projets, et de 70% pour les pilotes des projets portefeuille.

Oui, dans Jems, un lien avec un autre partenaire de projet (à part entière) doit toujours être indiqué. Pour cela, il faut choisir dans la liste des partenaires du projet. S'il n'y a pas de lien clair avec un partenaire de projet spécifique, le chef de file doit être indiqué.

Le choix, en tant qu'opérateur, de reprendre ou non les deux structures juridiques dans le projet dépend en grande partie de qui paiera les frais dans le cadre du projet et de qui aura par conséquent droit à l’aide européenne. Seule la structure juridique qui paie les dépenses et dont le compte bancaire est débité de ces dépenses peut prétendre à l’aide européenne. Ce n’est que si une des deux entités juridiques effectue des dépenses qu’il est conseillé de faire de cette entité un opérateur. L’entité qui ne prévoit aucune dépense dans le cadre du projet, mais qui prête sa collaboration au projet peut être reprise comme partenaire associé dans le projet.

Un projet ne peut être représenté comme partenaire. Des précisions relatives aux antécédents du projet et aux synergies sont demandées dans la question C.2.6 sur Jems : continuité d’un projet financé dans le cadre du programme FWVL, autres programmes Interreg, autres fonds européens.

Un opérateur partenaire (ou associé) peut se situer en dehors de la zone éligible du programme pour autant que l’impact de son action se trouve en zone éligible. Comme pour tout opérateur, sa contribution dans la mise en œuvre du projet, par ses moyens ou ses compétences, devra être justifiée dans la fiche projet phase 1 et la fiche projet phase 2.

Chaque opérateur ne peut sélectionner qu’un versant. Un opérateur belge devra donc s’identifier en tant que partenaire flamand ou wallon. Comme critère, vous pouvez par exemple prendre le lieu d’établissement de l’organisation ou la langue de la personne de contact. Ceci peut être capital étant donné qu’en tant qu’opérateur chef de file flamand/wallon, vous vous voyez automatiquement attribuer une antenne référente des animateurs territoriaux comme point de contact.

Oui, les opérateurs doivent fournir un maximum de documents en leur possession pour juger de la faisabilité. Ces documents dépendent du type d’infrastructure qu’ils veulent réaliser.

Dans le cadre du financement d’un investissement lourd (acquisition immobilière, travaux soumis a permis et liés à des appels d’offres, etc) à réaliser et à finaliser dans un délai de 4 années, le programme doit avoir la garantie de faisabilité durant la période de programmation. Par conséquent, le projet doit apporter ces garanties via un dossier argumenté et des justificatifs prouvant que l’opération est réalisable durant la vie du projet.

Lorsque le Comité de pilotage a identifié des synergies possibles, elles sont reprises dans la notification envoyée à l’opérateur chef de file. Il convient de contacter les animateurs territoriaux. Ils pourront plus facilement vous conseiller sur le suivi des décisions du Comité de pilotage.

C’est bien le chef de file du projet pilote qui est responsable du dépôt du portefeuille dans l’application de gestion. Cependant, au niveau de l’encodage, chaque chef de file des projets constitutifs introduit les données de son projet.

Après l’évaluation des projets phase 1, le Comité de pilotage peut formuler des recommandations/remarques. Une de ces recommandations peut en effet consister à restructurer plusieurs projets en un nouveau projet ou à intégrer plusieurs projets dans un portefeuille de projets nouveau ou existant.

Un investissement en soi est rarement transfrontalier car il se situe bien souvent d'un côté ou de l'autre de la frontière. L'appréciation du caractère transfrontalier de l'investissement se fait au niveau de sa destination. Par exemple, le Radar du Nord (radar météo) financé dans le cadre d'Interreg III a été installé sur le territoire français mais cet équipement a une couverture "radar" très large s'étendant des deux côtés de la frontière. Cet investissement est donc transfrontalier par destination.

On peut tout aussi bien donner des exemples d’investissements qui ont été réalisés juste sur/à la frontière et qui font l’objet d’un financement conjoint, comme la réalisation d’un tunnel ou d’un pont. 

Il est essentiel d’insister, comme pour toute opération, sur la question de la plus-value transfrontalière et du lien incontestable de l’infrastructure avec le projet. Une infrastructure peut donc être transfrontalière selon deux approches :

- par nature : l’implantation se situe sur la frontière ou traverse la frontière ;

- par destination : l’implantation se situe sur le territoire d’impact du programme et doit impérativement bénéficier à un public-cible transfrontalier.

Un projet Interreg qui s’inscrit dans la continuité d’un précédent peut garder son acronyme pour autant qu’il spécifie qu’il s’agit d’une suite du projet (par exemple : Tourism Lab II après Tourism Lab) et qu’il se limite à 25 caractères. De manière générale et pour des raisons évidentes de communication, l’acronyme doit être accrocheur et facilement mémorisable aussi bien en français qu’en néerlandais.

Il est possible que les différents modules de travail d’un projet soient exécutés par différents opérateurs et à un niveau géographique différent. Cela dépendra notamment de l’objectif général du projet et de la portée géographique des activités/résultats du projet.  À cet égard, il est important que l’impact géographique global du projet tel que décrit dans la fiche de projet continue d’être respecté.

Dans les deux fiches de projet, il faudra donner une description des compétences et de l’expérience pertinentes pour le projet par opérateur (y compris pour les associés). En outre, lors de la description des modules de travail proposés, il faut aussi clairement mettre en avant le rôle des opérateurs (associés) dans le cadre de l'exécution des activités du projet.

Dans la mesure où le projet phase 1 est validé au terme d’un processus d’évaluation, les seules modifications autorisées sont celles qui sont soit, demandées par le Comité de pilotage (instance décisionnelle), soit qui ne sont pas d’ordre à modifier la nature du projet.

Considérant qu’au stade projet phase 1, chaque opérateur est tenu de renseigner une estimation budgétaire, le budget peut être revu et modifié au moment du dépôt du projet.  Pour autant, les ajustements opérés doivent rester à la marge et se justifier.

Non, c’est impossible d’aller au-delà d’une synergie organisationnelle car chaque projet dispose de son budget propre.

Le co-financement éventuellement public, hors financement FEDER peut être différent en fonction des décisions des autorités partenaires du programme. Le pourcentage d’intervention FEDER reste identique.

Toutefois les cofinancements publics (FEDER et autres) pourront être plafonnés en fonction de l’application des règles relatives aux aides d’Etat.

Dans la note sur les dépenses éligibles, les frais de personnel définitivement supportés par les opérateurs seront les seuls éligibles. Il faut déduire les aides à l’emploi au moment de l’encodage des frais de personnel car la charge effective au niveau de l’opérateur est bien calculée déductions faites des aides à l’emploi qui peuvent exister pour certains opérateurs.

Les cases sont déjà cochées dans la configuration de l’appel à projet, il est donc impossible d’éviter ces 15 % et ces 3 %. C’est à l’opérateur d’indiquer des frais de personnel sinon les frais de structure et de déplacement seront égal à zéro.

Oui, mais cette participation devra être encadrée par le régime des « aides d’Etat » (par exemple : aides de minimis).

Non, les recettes font partie de l’apport en fonds propres de l’opérateur (différence avec Interreg V).

Oui, si un droit de lecture a été autorisé aux opérateurs. Il faut indiquer des enveloppes par rapport à des fonctions. A ce stade, ce n’est pas nominatif. L’aspect nominatif interviendra au niveau du contrôle des dépenses.

Un guide sur les aides d’Etat a été rédigé et est disponible dans la boîte à outils sur le site Web du programme. En cas de questions plus précises, les animateurs territoriaux sont à votre disposition pour vous aider.

Oui, un chef de file peut être cofinancé par les autres partenaires. Cette dépense est toutefois inéligible pour le partenaire qui octroie ce cofinancement.

Une convention entre partenaires doit obligatoirement être rédigée pour définir la répartition des montants entre les partenaires.

Le taux FEDER est identique aux autres partenaires.

L’imputation par période (6 mois) est calculée automatiquement par l’application de gestion, mais reste indicative.

Chaque opérateur est responsable des dépenses qu’il réalise dans le cadre du projet et est le seul à devoir rembourser, le cas échéant, le financement FEDER en cas de défaillance.  

Même si ce type de changement est fortement déconseillé, il est envisageable de changer de chef de file au cours de la mise en œuvre du projet.

Ce type de modification qui est à argumenter, est considéré comme une modification majeure et nécessitera l’accord du Comité de Pilotage du programme.

Les procédures pour la présentation du dossier au dit Comité seront présentées et discutées lors d’un Comité d’Accompagnement.

Le partenariat d’un projet peut évoluer au cours de sa mise en œuvre : retrait ou ajout d’un ou plusieurs opérateurs.

En cas de faillite d’un opérateur, les opérateurs doivent reconsidérer leur projet en ce compris sur le plan budgétaire, en présentant des documents modifiés (fiche-projet et budget) intégrant, le cas échéant, un ou plusieurs nouveaux opérateur(s) mais démontrant, dans tous les cas, que la cohérence du projet et les objectifs visés sont maintenus.

Ce type de modification est considéré comme une modification majeure et nécessitera l’accord du Comité de Pilotage du programme.

Il est toutefois obligatoire que le partenariat reste transfrontalier (franco-belge).

Chaque opérateur doit conserver toutes ses pièces justificatives sous format papier jusqu’au 31 décembre 2037, date ultime à laquelle un contrôle sur place peut intervenir.

Si le projet n’atteint pas les résultats indiqués dans la fiche de projet approuvée, cela n’entraînera pas automatiquement le remboursement de l’aide européenne pour autant que les opérateurs puissent le justifier. Si, toutefois, les opérateurs n’ont pas épuisé tous les moyens pour parvenir au résultat souhaité ou si le Comité d’accompagnement constate des manquements graves dans le chef des opérateurs, le Comité de pilotage du programme peut décider de récupérer tout ou une partie de l'aide européenne.

Oui, pour autant que les règles de mise en concurrence soient respectées. Ce n’est cependant pas autorisé entre opérateurs (partenaires et associés) d’un même projet.

Des avances FEDER ne sont pas prévues. Chaque cofinanceur a ses propres règles en la matière et doit dès lors être consulté.

Pour les micro-projets, une avance équivalente à 40% du subside FEDER sollicité (plafonné à 50.000 €), est versée automatiquement au chef de file, après que la convention FEDER a été signée par toutes les parties.

Les dépenses réalisées doivent être liées au niveau du projet. Il n’y a pas de lien avec les modules de travail, mais avec les périodes.

Les avantages des packages salariaux sont couverts par le coefficient multiplicateur qui permet de calculer le coût horaire.

L’acquisition d’un smartphone ou tout équipement utile à la mise en œuvre du projet doit être introduit dans le poste « Equipement » si cela été prévu au moment du dépôt de la fiche-projet. Le cas échéant, une demande de modification mineure peut être faite lors d’un comité d’accompagnement.

Une lettre de mission est nécessaire si le contrat de travail qui lie la personne à la structure ne fait pas mention de son activité sur le projet.

Oui, dans un cadre raisonnable et proportionnel au travail à réaliser.

Les frais de déplacement doivent être correctement documentés en interne, mais ne doivent plus être communiqués aux Contrôleurs de premier niveau car faisant partie du forfait des 3%.

Ces frais sont inclus dans le forfait des 3 %.

Non, l’indexation n’est pas soumise à autorisation s’agissant d’une disposition légale. Cette indexation doit être communiquée au Contrôleur de premier niveau.

Ces frais sont inclus dans le forfait des 3 %.

Le coût salarial du personnel détaché par un tiers pour l'exécution d'activités du projet auprès de l’opérateur est subsidiable de la même manière que celui du personnel régulier à condition que le coût salarial soit pris en charge par l’opérateur lui-même et sous réserve des conditions suivantes :

 - avoir une convention entre l’opérateur et l’employeur et que celui-ci communique les informations utiles pour le calcul de l’imputation des coûts affectés au projet

- avoir un flux financier entre l’opérateur et l’employeur (la structure qui met à disposition le personnel en question) pour que la dépense soit réellement supportée par l’opérateur.

Les frais de personnel sont justifiés sur la base de la méthode des coûts réels supportés par les opérateurs, pour le versant français, sur base d’un coût horaire simplifié pour les versants wallon et flamand (plafonné à 100 € /heure). Pour plus d’informations à ce sujet, veuillez consulter la fiche « Dépenses éligibles » disponible dans la boîte à outils.

Non, cet opérateur doit inclure ces frais dans les 3 % consacrés aux frais de déplacement.

Ces frais sont inclus dans le forfait des 3 % calculés sur base des frais de personnel éligibles et ne doivent donc plus être justifiés.

Non, les frais de coordination du projet sont à charge du chef de file et ne peuvent faire l’objet d’une refacturation.

Les dépenses relatives à la rédaction et au montage des fiches projet ne sont pas éligibles. Les frais de traduction ne le sont donc pas non plus.

Les consommables de laboratoire sont éligibles : dans la catégorie des frais d’équipement, s’ils sont liés à un équipement dont les coûts (achat ou amortissement) sont imputés au projet ; s’ils ne sont pas liés à un équipement acquis/amortis dans le cadre du projet, ce sont des frais liés au recours à des compétences et à des services externes (fournis par un organisme autre que le bénéficiaire de l'opération).

Oui, s’ils participent à la mise en œuvre du projet, qu’une lettre de mission est réalisée et que les salaires sont effectivement supportés par l’opérateur.

Pour le versant wallon et flamand, la time-sheet doit être complétée pour l’ensemble du personnel affecté au projet, quel que soit le taux d’affectation.

Pour le versant français, les time-sheet ne sont pas obligatoires.

Pour le versant wallon et flamand, la time-sheet est à signer par la personne qui preste les heures et par un supérieur hiérarchique.

Sur le versant français, pour justifier les dépenses de personnel compte tenu de la justification simplifiée via l’application d’un taux fixe d’affectation, les time-sheet ne sont pas obligatoires. Toutefois, pour le personnel affecté à temps partiel sur le projet, il est demandé aux opérateurs de fournir pour chacune des personnes concernées une lettre de mission détaillée contenant le pourcentage fixe de temps consacré au projet et une description du rôle, des responsabilités et des tâches assignées à l'employé en question.

Oui, ces salaires sont éligibles au même titre que les autres salaires, à la condition que la dépense soit réellement supportée par l’opérateur.

Cela peut être réalisé mais l’administration fonctionnellement compétente devra néanmoins cautionner l’analyse des offres.

L’avis de l’administration fonctionnellement compétente doit toujours être justifié. Si celui-ci est réservé, à charge de l’opérateur de lever les doutes et, le cas échéant, de revoir son cahier des charges.

Dans tous les cas, une justification de cette exclusivité doit être apportée (et devra être fournie au contrôleur de 1er niveau). Comme l’indique la législation relative aux marchés publics qui prévoit ce cas de figure, celui-ci doit être motivé, notamment dans les formulaires d’application pour les opérateurs wallons.

Le montant estimé correspond au montant que les opérateurs envisagent pour une prestation de service et le montant attribué est celui qui correspond au montant notifié.

Toutefois, le choix du mode de procédure se fait sur base du montant estimé. Si le montant attribué est plus conséquent que le montant estimé et que le mode de procédure n’est plus adapté, l’ensemble de celle-ci doit être refaite.

Dans le cas d’un marché conjoint quel qu’il soit, il est demandé qu’une convention de passation de marché commun soit passée entre les opérateurs participants au marché afin d’établir clairement la répartition des coûts entre partenaires.

La procédure de marché à sélectionner doit correspondre au montant total qui sera payé à un même prestataire ou fournisseur.

L’opérateur doit donc, avant de passer un marché, envisager la prestation ou la fourniture sur la durée totale de son projet.

Pour plus de détails, veuillez-vous référer à ce sujet aux annexes spécifiques par versant sur les règles à suivre en termes de marchés publics.

Non, dans ce cas, le partenaire qui passe et attribue le marché doit fournir à l’ensemble des opérateurs concernés par ce marché, une copie de l’analyse des offres qui aura été réalisée pour choisir l’adjudicataire ainsi que la lettre de notification ou autre document probant d’attribution du marché.  Ces éléments constituent des pièces justificatives à joindre à la déclaration de créance qui reprend cette dépense.  En outre, dès que le contrôleur de 1^er niveau de l’opérateur qui aura attribué le marché aura établi son certificat de validation des dépenses pour le semestre supportant les coûts de ce marché, l’opérateur veillera à transmettre à ses partenaires ce document aux autres partenaires, qui pourront ainsi le fournir à leur propre contrôleur de 1^er niveau, susceptible de le leur réclamer.

Oui, un marché public peut être passé par plusieurs opérateurs, mais un seul doit être désigné comme « pouvoir adjudicateur » et le cahier des charges (ou la demande de prix) doit stipuler clairement l’identité des autres opérateurs supportant la dépense ainsi que la répartition de prise en charge des coûts, qui doivent être facturés distinctement.

Ce mode de paiement est autorisé mais le virement bancaire et les opérations électroniques restent privilégiés.  Un ticket de caisse daté/livre de caisse et, si le ticket ne le précise pas, une indication sur l’achat doit être fournie afin de pouvoir identifier la dépense réalisée.

Une dépense non introduite dans la déclaration de créance du semestre concerné doit obligatoirement être introduite dans la déclaration de créance suivante, en précisant clairement le semestre au cours duquel le dépense a été payée.

Oui, mais il bénéficiera également automatiquement de 15 % de frais de structure et du forfait de 3 % pour les frais de déplacement.

Ce taux de 15 % doit être calculé hors subvention publique. Il sera calculé sur les frais effectivement validés.

Le retrait ou l’ajout d’un partenaire associé (sans contribution financière) constitue une modification mineure, à acter dans le procès-verbal du Comité d’accompagnement du projet.

Oui, les annexes doivent être traduites dans les deux langues.

Oui, dans la mesure où elles apportent une plus-value indéniable à la fiche-projet. Ces annexes ne doivent cependant pas servir à expliciter davantage certains points déjà abordés dans Jems. Elles doivent servir à apporter des preuves (exemples : droit de propriété d’un terrain, études d’incidence, d’impact environnemental, …).

Cette fonctionnalité n’est malheureusement pas disponible dans Jems actuellement.

La rubrique C7 est plus générale et le module de travail 1 doit être plus détaillé d’un point de vue opérationnel (activités, indicateurs).

Le nombre est limité : il y a un maximum de 20 modules de travail, et aussi un maximum de 20 activités par module de travail. 

Cette décision doit être prise par l’opérateur chef de file qui peut soit encoder lui-même les données ou confier cela aux opérateurs. Pour rappel, si deux personnes travaillent en même temps, il y a un risque d’écrasement des données.

Oui, les opérateurs ont de nouveau accès à tout ce qui a été encodé en phase 1. Il est également possible d’y apporter des modifications, notamment pour ajouter un opérateur à la suite d’une décision du Comité de pilotage.

Cela ne pose un problème que si c'est exactement le même écran. Si c'est un même onglet, mais pour 2 opérateurs distincts, ce sont des écrans différents pour Jems. Le logiciel fait les enregistrements de données écran par écran, parfois même par sous-partie d'écran.

Non, l’application de gestion constitue une plateforme de dépôt de projets et de leur suivi une fois acceptés mais n’est pas configurée comme un espace d’échanges entre opérateurs.

Oui, les codes d’accès sont générés par Jems suivant la procédure d’inscription qui peut se faire à tout moment, de façon autonome.

Non, les codes d’accès sont personnels, et valables pour tous les projets sur lesquels la personne est impliquée pour toute la durée du programme. Un même compte peut donc être utilisé pour participer à plusieurs projets.

Oui, les différentes personnes d’une même entité rattachées à un projet disposent chacune de leur login et mot de passe pour l’accès à l’application de gestion Jems. Les comptes utilisateurs dans Jems ne sont pas liés à une institution, ils sont tous indépendants. Tout organisme peut créer autant de comptes que nécessaire.

Oui, mais les livrables ne sont pas égaux aux indicateurs de réalisation.

Non, mais les indicateurs de réalisation sont plus contraignants. La cible que l’on souhaite atteindre doit être la plus réaliste possible par rapport au projet.

Il convient de faire une distinction entre les indicateurs de réalisation du programme et les livrables. Les livrables peuvent être décrits dans la fiche projet, mais ces derniers doivent correspondre aux indicateurs du programme en mentionnant les objectifs que vous comptez atteindre à la fin du projet.

Au sein d'un portefeuille, chaque projet constitutif doit avoir son propre volet communication qui regroupe toutes les actions de communication développées à l'échelle du projet. Le projet pilote reprend lui, les actions de communication développées à l'échelle du portefeuille.

De manière général, oui. Cependant, dans le cas d’un portefeuille de projets, certains projets constitutifs franco-wallons ne travaillent qu’en français. Si le projet pilote souhaite remonter les articles d’un de ces projets sur son propre site web bilingue, il est nécessaire de traduire l’article au complet.

Oui, c’est une obligation. Plusieurs formats sont proposés dans la boîte à outils communication sur le site du programme. La bannière doit renvoyer vers le site http://www.interreg-fwvl.eu/ lorsque l’on clique dessus.

Pendant la période de programmation, le site web est évidemment obligatoire, doit être actualisé régulièrement et doit rester en ligne. Le site du projet doit servir d’outil pour diffuser les résultats du projet une fois terminé.

Dès 2030, le site peut être mis offline mais les informations doivent être enregistrées sur un support externe et doivent pouvoir être accessibles jusqu’au 31 décembre 2037.

Il faut comptabiliser les publications (posts) qui ont directement été publiées par le compte officiel du projet.  Ensuite, il faut faire la somme de ces indicateurs pour tous les réseaux sociaux sur lesquels le projet est actif. Pour plus d’informations, veuillez consulter la Fiche Indicateurs de Communication disponible dans la boîte à outils du site web.

Dans les rapports d’activités, c’est la valeur réelle de la période analysée (six mois) qui fait l’objet du rapport. Ce n’est donc pas un cumul. Vous pouvez disposer des données de fréquentation de votre site web via Google Analytics par exemple (outil gratuit).